新潟の総合人材サービス、スタッフエースの五十嵐です。
前回は知っているようで意外と知らない一般事務についてお話させて頂きました。
一口で事務といっても、種類も多数、企業によっても、業務内容は様々です。
今回は、総務事務についてお話させて頂きます。
あくまで、この職種に応募する場合にという目線でお話させて頂きますのでご承知ください。
■総務事務とは・・・
総務は、組織に所属している社員全ての管理を行い、働きやすい環境を整える部署です。
よく言われますが、まさに縁の下のなんやらです。
業務の振り幅は広く、会社規模によっては人事や経理を専門とする部署がなく、全て総務が
対応している場合があります。※当社もそうです！総務経理人事部みたいな感じ。。。
具体的な業務内容ですが、
◆各種社内文書の作成と管理
稟議書や企画書、契約書などの文書管理やフォーマットの作成など
◆備品や設備の発注と管理
消耗品などの発注管理からOA機器の管理、設備や建物の管理など
時には使用しているシステムの会社との窓口になり社内SEのようなことも
◆社内ルールの策定と運用管理
各種申請フローなどの社内ルールを作成、運用、管理
◆福利厚生や社内行事に関わる業務
慶弔関係、社員健康診断、会社会議の資料作成など
◆受付業務
電話や来客の1次対応
ここからが大事です。
当社もそうですが、上記業務に、次の内容が総務の仕事として追加される場合があります。
特に中小企業の場合、組織が、それほど多くない構成をされています。
社内の間接業務が総務にひとくくりにされるケースがよくあります。
◆社員の勤怠管理と給与計算など
会社の〆払いに応じて社員（パート、契約社員など雇用している全て）の給与計算を行い勤怠管理を
行います。有給管理も合わせて行うのであれば、年間5日取得ルールなど社員の取得実績も管理します。
ケースによっては、その後の給与の支払いまで、部署として担っている場合もあります。
また源泉徴収票を発行し、年末調整の案内や確認を行なう場合もあります。
◆各種保険関係の手続き
入社退社に伴う、各種保険関係の加入や喪失の手続きを行います。
具体的には、雇用保険、社会保険、厚生年金、労災保険などです。
◆経理補助業務
経費精算や小口現金の管理、経理システムへの仕訳入力業務などを行う場合もあります。
がっちりした経理の知識や経験が無くても出来ることが多くを占めます。
仮に経理担当が1名しかいない場合であっても、決算に絡むような深い業務は、おそらく
顧問税理士さんにお願いしていると思いますので、あくまで補助業務中心です。
会社によっては、このほかにも様々な業務を吸収している場合があります。
一般事務と同じくらいに業務幅があり、尚且つ時に専門的な業務も入ってきます。
応募を検討するなら、業務内容をよく確認しましょう。
では、求人応募の際、どんな方に向いている職種なのでしょうか。
もちろん、総務事務として部署の経験や実務の経験があれば問題ありません。
職務の棚卸をして、経験ある給与計算や保険関係の手続きなどの業務経験があれば有利にはたらくかも
しれません。
では経験値がなくても応募可能で、必要な経験も不問の場合はどうでしょう。
３つ上げます。
まず、業務内容を再度見て頂くとわかりますが、自社の社員はもちろん、電話対応や来客対応など外部の方とも
多くのコミュニケーションが発生します。社員が動きやすいように気を配れ、外部の方には会社の顔として
良い印象がもたれるように対応ができる。採用担当はそんな方を希望すると思います。
以前のキャリアで、対人業務を行う上で気を付けていることや、周囲から評価されたことがあれば
志望動機に繋げたり、自己PRに盛り込むことをお勧めします。
二つ目は、文書作成など、パソコン（特にオフィス系のアプリケーション）の使用頻度が高いと思われます。
最低限のパソコンスキルは必要です。更に実務経験や伴う資格があれば、具体的にどのようなことが
できるか補足する必要があります。
最後に、様々なデータに触れる機会が多く持たれます。
会社に関すること、社員個人に関すること。
機密保持に関する意識は高く持たなくてはありません。コミュニケーションは重要ですが、ただのおしゃべり
ではダメということです。
大切なので何度も言いますが、幅広い動きが求められます。
しっかり求人内容を確認して、その会社においては
どのようなスキルが求められるか事前把握してください。
※簿記3級あれば尚可とか、Excel中級程度とか、注意書きがあれば要チェック！
派遣求人もキャリアを積むためと多くの未経験スタッフがチャレンジしています。
ぜひ、そういった相談の際はお声がけ下さい。
新潟で事務や派遣の相談はスタッフエースにお任せください。
